งานธุรการเป็นงานที่มีความคล้ายคลึงหรืออาจจะเหมือนกับงานฝ่ายบุคคล โดยมีความรับผิดชอบที่กว้างขวาง หลายคนอาจสับสนได้ว่างานนี้ต่างจากงานฝ่ายบุคคลอย่างไร ซึ่งกล่าวได้ว่าเป็นงานที่มีการประสานงานเป็นหลัก ผู้หางานคนไหนที่หางาน ธุรการ จะต้องรู้ในเรื่องของงานว่าเป็นแบบใน โดยจะมากล่าวถึงในบทความนี้
คนที่หางาน ธุรการ จะต้องมีคุณสมบัติอย่างไรบ้าง
งานด้านธุรการเป็นงานที่เกี่ยวกับการสนับสนุนซึ่งจะคอยช่วยเหลือหรือประสานงานกับฝ่ายอื่น ๆ โดยหลักแล้วจะดูแลเรื่องเอกสาร ประสานงานทั้งนอกและในองค์กร รวมถึงการจัดเตรียมประชุม และเรื่องอื่นที่เกี่ยวข้องอีกมากมาย สำหรับคนหางาน ธุรการ จะต้องรู้ว่ามีคุณสมบัติอะไรบ้างจึงสามารถสมัครแล้วเป็นพนักงานของสายงานด้านธุรการได้ ซึ่งคุณสมบัติที่ต้องมีนั้น สามารถกล่าวได้ดังต่อไปนี้
- มีความคิดแง่บวกและมีทัศนคติที่ดี
- ใจรักงานที่เกี่ยวกับการบริการและมีมนุษย์สัมพันธ์ต่อผู้อื่นที่ดี
- เป็นคนที่รับฟังผู้อื่นว่ามีความคิดเห็นเป็นอย่างไรในเรื่องต่าง ๆ และเป็นคนที่มีความใจกว้าง
- รู้จักเก็บอารมณ์ได้เป็นอย่างดีและเป็นคนที่ใจเย็น
- มีความอดทนกับงานสูงและมีความรับผิดชอบต่องานที่ได้รับมอบหมาย
- มีความคล่องแคล่วในการทำงาน
- มีความรอบคอบและละเอียดต่องานสูง
- ชอบช่วยเหลือผู้อื่นซึ่งถือได้ว่าเป็นหัวใจสำคัญในการทำงาน
- ภูมิใจกับงานที่ปฏิบัติและหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
หน้าที่และบทบาทของงานธุรการ
เมื่อผู้ที่หางาน ธุรการ สมัครและเข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของการทำงานด้านธุรการแล้ว จะต้องรู้ถึงบทบาทหน้าที่ของงาน โดยสามารถกล่าวได้ดังต่อไปนี้
- เมื่อมีความต้องการในการจัดกิจกรรรมหรือการใช้สถานที่ ทางเจ้าหน้าที่ซึ่งอยู่ในฝ่ายธุรการต้องเป็นคนที่ทำหน้าที่ในการดูแลสถานที่ รวมถึงติดต่อฝ่ายอาคารและประสานงานเพื่อให้สามารถดำเนินได้อย่างราบรื่น
- ตรวจในเรื่องของการสั่งซื้ออุปกรณ์ที่ใช้ในออฟฟิศเพื่อไม่ให้ขาดเหลือ
- ดูแลพนักงานที่มีหน้าที่ในการส่งหรือรับเอกสารในองค์กร รวมถึงนอกองค์กรซึ่งมาประสานงานและติดต่อด้วยเรื่องต่าง ๆ
- เดินเอกสารและปะสานงาน ติดต่อ กับพนักงานที่อยู่ทั้งนอกและในองค์กร
- ดูแลในเรื่องของจดหมาย เอกสาร แก่พนักงานในแต่ละแผนกหรือพนักงานจากฝ่ายต่าง ๆ
- ควบคุมดูแลแม่บ้านให้ทำงานโดยไม่เกิดปัญหาการอู้งาน
จากบทความจะเห็นว่าหางาน ธุรการ เป็นการหางานที่เกี่ยวกับการบริการ การประสานงานติดต่อกับแผนกต่าง ๆ ในองค์กรหรือนอกองค์กร การดูแลเรื่องเอกสาร การจัดการเรื่องต่าง ๆ ซึ่งแต่ละหน้าที่นั้นล้วนหลากหลายและคนที่มาทำงานหน้าที่เหล่านี้ได้ต้องมีคุณสมบัติตามที่กล่าวมาข้างต้นนี้ เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพนั่นเอง